お客様インタビュー1

東光サービス株式会社は、東急グループの流通部門における、大型商業施設管理を中心に、警備事業、清掃管理事業、人材派遣事業を営む会社です。株式会社東急ストアの100%子会社で、年商は30億円を超え、従業員数は1,000名近くになります。

今回はそんな東光サービス株式会社の事業推進部 清掃管理課 マネージャーの河井 雅博さんにお話を伺いました。

ゼロが一つ少ない！？
「ビルメン女子」導入のきっかけ

佐藤：「ビルメン女子」に出会ったきっかけや導入までの経緯を教えてください。

河井氏：｢ビルメン女子」を導入する前の帳票づくりは悲惨なものでした。
例えば、委託先ごとに翌月依頼する作業を一覧にして、そこに予定日を入れてもらうという帳票（委託先別日程調査依頼）があるのですが、1件ずつ手作りしていた時は、5つに分かれた台帳を見比べて、情報をかき集めて作成していました。
台帳を1ページずつめくっては、“昨年これはしたから今年はしなくていいか…”などと記憶を頼りに探りながらの作業でした。
もちろん、僕だけが担当者ではないので、それぞれの台帳が知らない間に更新されてしまい、誰がいつ更新したのかという情報も残っていない状況で、確認に膨大な時間がとられていました。
“これは誰の字かな…”なんていうアナログの世界で、みんなで四苦⼋苦しながらの毎日の作業、これだったらシステムで出来るのではと思いました。
その時期ですね、ヒューマンフェアが開催されてまして、ダイナックスさんと出会いました。「ビルメン女子」のパンフレットを見て、これは使えるんじゃないかとピンときました。

佐藤：ビルメン業界に特化したシステムはいくつかありますし、ヒューマンフェアにも有名な企業が出展をしていたかと思うのですが、「ビルメン女子」を選択して頂いたのはなぜですか？

河井氏：まずは、何と言っても価格ですよね。ゼロが一つ足りない！って思いました。(笑)
他のシステムもきっといいものなんでしょうが、基本パッケージで300万円、500万円と言われてしまうと、社内稟議を通すのは至難の業だと半分諦めかけていました。
そんな時に30万円と言われましたので、これならイケるかも！って思いました。

毎月15時間の削減効果
＋ミスがなくなった

佐藤：実際に導入して頂いて、先ほど言われた帳票出力は楽になりましたか？

河井氏：全然違います。
「ビルメン女子」の中に必要な情報は全て入っていますので、複数の台帳を交互に見比べるようなことも必要なくなりましたし、3ステップほどで全委託先分の帳票を連続印刷できるようになりましたから。
この帳票作成の時間だけでも毎月15時間の削減につながっています。毎月のことなので、効果は大きいですね。

佐藤：毎月15時間ですか…具体的な数字で効果が見えているというのは、こちらとしても嬉しいですね。
丸2日間新しいことに時間を使えると思ったらいいですね。
先ほど、担当は河井さんだけではないと仰っていましたが、何人も作業スケジュールづくりに関わっているんですか？

河井氏：複数いますね。みんながみんな同じことをするのではなくて、僕は定期清掃、他の⼈は臨時清掃、臨時定期…など、いろんな清掃があるんですよ。
主に清掃の箇所が違って、床をするのか、厨房をするのか、天井をするのか、配管をするのか、 それによって担当が変わってくるんです。
スケジューリングという事に関しても同じことで、 1つの東急ストアの中にも色々な清掃箇所があって、ここは僕が担当するけど、あそこはこの人が担当となると、以前はスケジューリングもバラバラだったんです。
そこが共通のシステムで一元管理ができたことも導入効果の一つですね。

佐藤：ということは、情報共有といった面でもお役に立てているんですね？

河井氏：そうですね。担当者が複数いることで何が起きるかというと、 厨房をやる⼈が厨房の前の廊下をやったりすることがあるんですよ…。
廊下は僕のエリアなんですが、勝⼿にやっちゃってるものだから、“ここやったから、やらなくていいよ”とかを⼝答で⾔われたりするんですよね。
そういう情報がかなりあいまいな形で引き継がれたりして、メモしたりしなかったりということが重なると、 無駄も多いしミスも多くなるんです。酷い時は、⾔った⾔わないの問題になってしまう。
それが今では「ビルメン⼥⼦」で管理出来てるんです。クラウドなので情報共有がしやすいし、当たり前ですが書き込んだデータがずっと消えないじゃないですか。
それによって、ミスがほとんどなくなりました。

“安心感”という導入効果

佐藤：作業時間の削減であったり、情報共有という点でお役に立てているようで嬉しいです。

河井氏：帳票が簡単に出せることは嬉しいし、時間を節約できるのも有難いです。
でも、何よりも有難いのは、マスタ情報さえちゃんと登録しておけば、毎月正しい情報が出せるという安心感なんですよね。
楽になるというより、ミスがなくなるという“安心感”が一番嬉しいです。ここはお客様からの信頼にも直結しますから。

佐藤：確かにそこは信頼につながるところですね。“安心感”というキーワードはいいですね。

河井氏：それと、管理者から言わせれば、ベテラン社員じゃないと分からないというものを極力なくして、誰がやっても同じクオリティが出せるというのは大きな魅力の一つではないかと。
要は、システムにベテラン社員の頭の中にあるものを入れてしまうようなものなので、情報はよりオープンになりますし、帳票の作成だけなら誰でもできるという状況を作れるということですね。

社内稟議は具体的な数字で突破!

佐藤：今、管理者の観点のお話がでましたが、「ビルメン女子」を導入頂く時はかなり経理サイドの方々にプレゼンをして頂いたんですよね？
それほどIT投資に積極的な業界ではないかと思うのですが、どんなふうに説得して頂いたのでしょうか？

河井氏：まずは直属の上司にお伺いを立てて、そこから次⻑、部⻑、取締役、社⻑、と皆さんにOKもらわないといけないんです。
経営者を説得するには費用対効果がいいと思ったので、導⼊することで削れる時間を⼈件費に換算して数字を示したんです。
初期導⼊費は多少かかるけれど、これくらいなら数か月でペイ出来ますよ！とプレゼンしましたね。
そしたら、取締役が「いい事しかないじゃないか！」と食いついてくれたんです。(笑)
そのおかげで前進できたというのもありましたね。

佐藤：そのプレゼンは響きますね！(笑)
時間のメリットとかを前面に出して、具体的な数字でプレゼンされたら、検討しないわけいかないですよね。

河井氏：さらに、もう一つあって、うちでは“マスタデータ”と言えるものがなかったんです。
全てそれぞれの担当者の記憶や経験、紙の資料を頼りにやっていたので、まずはマスタデータを綺麗に整備することが先決ではありませんか？って言ったんです。
マスタデータを整備すると言ったら、やはりお金も時間も労力もかかります。
ただ、「ビルメン女子」であれば、初期投資は小さくて済むし、その後はちゃんとした管理ができるし、削減できる時間数を金額換算したらあっという間に元は取れるっていうことも説明しましたね。

お客さんからの信頼は
プライスレス

佐藤：そういった具体的な数字を織り込んだプレゼンをして頂いて、その後1年以上運用して頂いておりますが、プレゼンした通りの効果がちゃんと得られているんですね。それはすごいことだと思います。

河井氏：そうですね。本当にその通りの結果ができていますね。ミスがなくなった、これだけでも価値があります。
“飛ばし”と呼んでいる作業漏れもなくなりましたし、仕事の精度があがりましたね。
そうすると、お客さんとの信頼関係が積み上がるんです。その価値は計り知れないですよね。
 
「ビルメン女子」で“仕組み”を作ることができたので、今までのように担当者しかわからないということがなくなって、誰でも帳票の作成ができるようになりました。
これで僕がいつどこに異動になっても大丈夫ですね。(笑)

佐藤：いやいや、河井さんにはまだまだ居てもらわないと…。
「ビルメン女子」は今後もさらに進化していくので、お知恵を借りたいです。

河井氏：確かにまだまだやりたいことはありますね。システムでできることってもっとあると思うんです。

佐藤：ご期待に応えられるように頑張りたいと思います。
本日は貴重なお話を頂きありがとうございました。