コールセンターシステム

コールセンターの運営特化した案件管理システム


コールセンターシステム
はコールセンター業務を提供する側と

そのサービスを受ける側が迅速に、且つ正確に

情報を共有するためのシステムです。

 

コールセンターが受けたクレームやお問合せなどの案件情報を

クライアントの担当者にすぐに伝えることができず

“二次災害”を起こしてしまったことはありませんか?

 

クライアントから必要な情報があがってこないために

応対方法に戸惑ってしまったことはありませんか?

 

コールセンターシステムがその情報共有の問題を解決します。

コールセンターが受け付けた内容を

リアルタイムにクライアントに伝えます。

 

それと同時に、クライアントからも必要な情報を

定期的に提供してもらう仕組みがあります。

 

 

コールセンターの運営に役立つ6の機能

 

No.1 案件が24時間どこからでも確認できるWeb管理画面


コールセンターが受け付けた案件をシステムに入力することで

クライアントはクラウド上のWeb管理画面で

24時間どこからでも確認できます。

 

No.2 クライアントとのキャッチボール


コールセンターが受け付けた案件に対して、

クライアント側が対応した内容を経過情報として入力できます。

補足のコメントを入力することもできます。

 

クライアント側で引き続き対応するのか、

コールセンター側に追加対応を依頼したいのかを明確にします。

 

今、ボールがどちらにあるかが明確になることで、

対応漏れを防げます。

 

No.3 クライアントが受け付けた内容も共有


クライアントが自ら受け付けた案件内容もWeb画面から入力できます。

(情報のキャッチボールなので、見るだけではありません!)

 

例えば、日中クライアントが受け付けた内容を

コールセンターが夜間に引き継ぐといったことも簡単にできます。

 

 

No.4 クライアントから新鮮な情報をもらい、キレイに整理


いつ誰から電話が来るか分からないコールセンター業務にとって、

クライアントからの情報はとても貴重なものです。

 

クライアントには決まったフォーマットでデータを用意して頂き、

定期的にアップロードして頂く仕組みがあります。

 

その情報をコールセンター側には見やすく表示します。

もちろん、検索もできます。

 

例えば、マンションの管理をされているクライアントの

コールセンター業務を受託していた場合。

クライアントからは

  • 管理物件の情報
  • 1物件の中の区画割の情報
  • 各区画の入居者情報
  • 物件ごとの委託業者リスト
  • 緊急連絡時の連絡網

などの情報をもらうことでスムーズな対応ができます。

 

 

No.5 様々な業種に対応する4段階のカテゴリー


案件ごとにカテゴリーを付けることができます。

 

またマンション管理の例ですが、

専有部 >> 給湯器 >> 追炊き・自動湯張 >> 修理依頼

といった区分を付けることができます。

 

このカテゴリーはクライアントの業種によって自由に変更できます。

 

No.6 クライアントが喜ぶ!カテゴリーごとの案件分析


前述した4段階のカテゴリーを元に各カテゴリーの案件数を

集計できます。

 

案件の種類の傾向が見えることでクライアントには

貴重な情報を提供できます。

 

グラフを使った分かりやすい報告書が

数クリックで簡単に作成できます。

 

 

面倒なサーバ管理から解放されるシステム構成


コールセンターシステム
のデータベースは弊社のデータセンターにて

厳重に管理されています。

 

コールセンターには専用アプリをご提供し、データベースへの

アクセスは安全な専用回線を使います。

 

クライアントにはWeb画面をご提供しますが、

こちらも弊社のデータセンターにて運用しています。

 

もう自前のサーバを所有して、管理する必要はありません!

 

 

 

料金体系


初期導入費と月額利用料があります。

どちらの金額もヒアリングの上、御見積をさせて頂きます。

 

初期導入費はカスタマイズ内容を精査した上で総額が決まります。

 

月額利用料には、基本システムやカスタマイズ機能の保守費と、

クライアント側のWeb画面を利用する1IDあたりのライセンス料があります。

 

 

ご契約までの流れ


まずは以下の専用フォームよりお問合せください。

 

弊社は東京の渋谷区にオフィスを構えておりますが、

都内近郊であればご訪問の上、ご説明とヒアリングをさせて頂きます。

もし、遠方であればWeb会議の仕組みを利用させて頂きます。

 

コールセンターシステムの導入は

カスタマイズが伴うことが多々あります。

そのため、最初のヒアリングがとても重要です。

ヒアリングを実施した上で、貴社に最適なご提案をさせて頂きます。

 

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