ペーパーレスで且つ安全

以下の場面で紙が不要になるため、ペーパーレス化が格段に進みます。

• 利用者が手書きで記入する申込用紙が不要
• 利用者から届くFAXが不要
• 申込用紙からEXCELに手入力して作る管理台帳が不要
• 当選・落選を知らせる結果通知書が不要
• 郵送がなくなることで送付状、封筒、切手が不要
• 参加資格を証明する参加証が不要（利用者がスマホ画面を見せるだけ！）
• イベント当日に担当者が持参する参加者名簿が不要

実は、ペーパーレス化によって個人情報保護にもつながります！

• FAXの誤送信は個人情報の漏洩
• 担当者が参加者名簿を紛失した場合も個人情報の漏洩

手間は省くけど個人情報保護には手を抜かない

利用者本人にイベントの選択から当日の参加者情報まで入力して頂くことで、管理者側の手間（業務にかかる工数）は大幅に減ります。電話の本数も、FAXの枚数も大幅に減ります。

被保険者は本予約システムの中では利用者登録ができ、2回目以降の参加申込ではメールアドレスとパスワードでログインをすることで自身の情報を再入力する必要がなくなり便利です。

申込内容の変更や予約のキャンセルも、被保険者本人が24時間いつでも自分で操作ができるので、利用する側にとっても管理する側にとっても、お互いに便利です。

…と、そんな便利な状況も、クラウド上にシステムとデータがあるから実現できます。

機微な個人情報が入っている基幹システムをインターネットとは完全に分断した環境で管理されることが多い健保様にとって、イベント申込で必要な情報は限定的とは言え、個人情報をクラウド上に常に置いておくことは「高リスク」と認識されることが多々あります。

そこで、本システムでは、クラウド上のデータを全てダウンロードできるようにし、その上でデータの完全削除もできるようにしました。

この機能により、開催日が過ぎたイベントの参加者情報を速やかにクラウド上から削除したり、年度の最後に利用者登録をした被保険者のログイン情報を完全に削除したりすることができます。

さらに、利用者登録をした被保険者のログイン情報については、次年度も個人情報を再登録する必要なくお使い頂くために、利用者データの復元機能を設けています。

例えば、前年度末にダウンロードしておいた利用者登録された情報を年度の始めに復元しておくことで、今年度のイベントもログインしてすぐに申し込むことができるようになります。